Tietosuojaseloste

 

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Laadittu:  14.03.2018
Päivitetty: 12.8.2020

Henkilötietolaki (523/99) 9§, 10 § ja 24 mukainen rekisteriseloste on nähtävissä www.kurikanopisto.fi kotisivulla

 
1. Rekisterinpitäjä

Kurikkalan Setlementti Ry/ Kurikan kansalaisopisto, Y-tunnus 0180250-7

Kurikantie 16
61300 Kurikka
Vaihde 040 585 9305

toimisto(at)kurikanopisto.fi

www.kurikanopisto.fi

 
2. Rekisterin nimi

Kurikkalan Setlementti Ry:n

  1. Jäsenrekisteri

Kurikan kansalaisopiston

  1. Opiskelijarekisteri
  2. Opettajarekisteri
  3. Markkinointi- ja kontaktirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus 

  1. Lakisääteinen yhdistyksen jäsenrekisteri.
  2. Opiskelijarekisteri on Kurikan kansalaisopisto ylläpitämä lakisääteinen asiakasrekisteri. Opiskelijarekisterin avulla kansalaisopisto organisoi opintomaksut sekä opiskelijoiden kirjaamisen tietylle kurssille. Laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998 ja 965/2017 sekä asetus vapaasta sivistystyöstä 805/1998 ja 611/2015 edellyttävät opistoa ylläpitäjänä antamaan erinäisiä tilastotietoja mm. opetushallitukselle, kulttuuri- ja opetusministeriölle ja tilastokeskukselle.
  3. Opettajarekisteri on Kurikan kansalaisopisto ylläpitämä lakisääteinen henkilöstörekisteri.
  4. Markkinointi- ja kontaktirekisteri muodostuu uutiskirjeen tilaajista. Tilaaja oma-aloitteisesti pyytää opistoa lähettämään opiston toiminnasta uutiskirjeen sähköpostiin.
     

4. Rekisterin tietosisältö 

  1. Jäsenrekisteri
  2. Opiskelijarekisteri

Henkilön tietoja käytetään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Sukunimi: pakollinen henkilön identifiointia varten
Kutsumanimi: pakollinen henkilön identifiointia varten
Henkilötunnus opettajille: pakollinen palkanmaksua varten
Henkilötunnus opiskelijalle: pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten. Mikäli opiskelija on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen
Osoite tai huoltajan osoite: postitusta varten
Kotikunta: tilastointia varten
Puhelinnumero: pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten
Sähköpostiosoite: ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten
Tutkinto: tilastointia varten
Pääasiallinen toiminta: tilastointia varten
Äidinkieli: tilastointia varten

Henkilötunnus kysytään jälkikäteen tapahtuvan laskutukseen sekä saatavan mahdolliseen perimiseen (Henkilötietolaki 13 §).

Kansalaisuutta kysytään opetusministeriön ja tilastokeskuksen tietojen keruuta varten (Laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998 ja 965/2017 sekä asetus vapaasta sivistystyöstä 805/1998 ja 611/2015).

Lasten tietoja kysytään heidän ilmoittautuessaan lapsille tarkoitetuille kursseille (Laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998 ja 965/2017 sekä asetus vapaasta sivistystyöstä 805/1998 ja 611/2015).

 

  1. Opettajarekisteri,

Henkilön tietoja käytetään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Sukunimi: pakollinen henkilön identifiointia varten
Kutsumanimi: pakollinen henkilön identifiointia varten
Henkilötunnus opettajille: pakollinen palkanmaksua varten
Osoite: postitusta varten
Kotikunta: tilastointia varten
Puhelinnumero: pakollinen tiedottamista varten
Sähköpostiosoite:  tiedottamista varten
Tutkinto: tilastointia varten
Pääasiallinen toiminta: tilastointia varten
Äidinkieli: tilastointia varten

 

 

  1. Markkinointi- ja kontaktirekisteri

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet  

Jäsenistä kerätään tiedot liityttäessä jäseneksi. Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään opiston toimintaan ilmoittautumisen yhteydessä. Samalla päivitetään rekisterintiedot. Opettajatiedot kerätään työsuhteen alkamisen yhteydessä

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kurikkalan Setlementti ry /Kurikan kansalaisopisto ei lähtökohtaisesti luovuta rekisterissään olevia tietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja luovutetaan perintätoimistolle perintätoimenpiteitä varten ja viranomaisille lainsäädännön niin edellyttäessä sekä palkanmaksun yhteydessä tilitoimistolle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
 
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
 
A.     Manuaalinen aineisto

Tulostetaan vain tarvittaessa. Luottamuksellinen aineisto tuhotaan asianmukaisesti. Arkistoitava tulostettu aineisto säilytetään asianmukaisesti.

B.     Tietojärjestelmiin talletetut tiedot

Tiedot tallennetaan kansalaisopistojen hallinnointi- ja laskutusjärjestelmä HelleWiin, tietokantaa ylläpitää WildFrost Oy, Perttu Tikka. Palveluntarjoaja vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta salasanoin ja palomuurein. Palvelimet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Sisäisessä tietoverkossa on käytössä salasanat ja palomuuri, mihin ei ole pääsyä sisäisen tietoverkon ulkopuolelta.

Rekisteriin on käyttöoikeus Kurikkalan Setlementti Ry:n ja Kurikan kansalaisopiston palveluksessa olevilla toimistohenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Rekisterin käyttäjillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat sekä heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.


8. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
 
Yksityishenkilöllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava (henkilöllisyys todistettava). Tarkastuspyynnön johdosta annettavat tiedot annetaan kirjallisesti ja toimitetaan postitse kyseisen henkilön rekisteriin ilmoittamaan osoitteeseen.

Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 1)
 
9. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
 
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa oleva virhe oikaistuksi. Virheen oikaisemista koskeva pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava (henkilöllisyys todistettava).

Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 1)
 
10. Muut mahdolliset oikeudet
 
Henkilötietolain 30 §:n mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja.  Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot poistettua. Tietojen poistoa koskeva pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava (henkilöllisyys todistettava). Tiedot jotka ovat määrätty arkistoitaviksi arkistolain tai jonkin muun lain nojalla ei voida poistaa.

Kiellot itseään koskevien tietojen käsittelystä osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 1)
 
11. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Rekisterin käyttäjille on laadittu erilliset ohjeet ja koulutusta järjestetään tarpeen mukaan.

 

 

 

TIETOSUOJASELOSTE (HELLEWI)

 

Päivitetty 13.4.2018

Rekisterin nimi

 

Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)

Rekisterin pitäjä

 

Kurikkalan Setlementti ry

Kurikan kansalaisopisto

Rekisterin vastuuhenkilö

 

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti.  Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Rekisteriasioita hoitava henkilö

 

Rekisteriasioita hoitava henkilö on Kurikan kansalaisopiston toimistohenkilökunta.

Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

 

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

 

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

 

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

 

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

 

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

 

 

 

Rekisterin tietosisältö 

 

Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.
Henkilötunnus opettajille pakollinen.
Henkilötunnus ryhmän osallistujalle pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.

Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.

Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.

Kotikunta tilastointia varten.

Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.

Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
Lisäksi opistoilla:
Tutkinto tilastointia varten (OPH).
Pääasiallinen toiminta tilastointia varten (OPH).
Äidinkieli tilastointia varten pakollinen (OPH).
Sukupuoli tilastointia varten pakollinen (OPH).

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

 

Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä.
Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

 

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

 

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä
koskevia tietoja on tietokannassa.
 

Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
 

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.


Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.

 

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

 

Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.
 

Rekisterihallinto

 

Kurikkalan Setlementti ry käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kurikkalan Setlementti ry hallitus on siirtänyt päätösvallan rehtorille.